Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu polentex.pl jest:

POLENTEX spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą w Rusocinie,
ul. Gdańska 10,
83-031 Rusocin (poczta: Łęgowo),
wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000124267,
NIP: 584-030-48-39,
REGON: 190048321.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną: biuro@polentex.pl,
• pisemnie: POLENTEX sp. z o.o., ul. Gdańska 10, 83-031 Rusocin.

Zakres stosowania Polityki prywatności

Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z:

1. 1. korzystaniem z serwisu internetowego polentex.pl,
2. 2. wysłaniem zapytania przez formularz kontaktowy lub ofertowy,
3. 3. kontaktem telefonicznym, e-mailowym lub tradycyjnym,
4. 4. obsługą zapytań handlowych, ofertowych i serwisowych,
5. 5. zawieraniem i realizacją umów handlowych, w szczególności w relacjach B2B,
6. 6. obsługą zamówień, dostaw, rozliczeń, reklamacji i rękojmi,
7. 7. wysyłką newslettera, jeżeli użytkownik wyraził na to zgodę,
8. 8. prowadzeniem działań marketingowych dotyczących własnych produktów i usług Administratora,
9. 9. wykorzystywaniem plików cookies oraz podobnych technologii.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od formy kontaktu lub korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

1. 1. imię i nazwisko,
2. 2. nazwa firmy,
3. 3. stanowisko lub funkcja w firmie, jeżeli zostaną podane,
4. 4. adres e-mail,
5. 5. numer telefonu,
6. 6. adres korespondencyjny,
7. 7. adres siedziby lub prowadzenia działalności,
8. 8. dane do faktury, w tym NIP,
9. 9. dane dotyczące zamówienia, zapytania, reklamacji lub zgłoszenia serwisowego,
10. 10. treść korespondencji prowadzonej z Administratorem,
11. 11. dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, aktywności w serwisie oraz przybliżone dane lokalizacyjne wynikające z ustawień urządzenia lub adresu IP.

Nie prosimy użytkowników o przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych, czyli tzw. danych wrażliwych. Jeżeli użytkownik przekaże takie dane z własnej inicjatywy, Administrator może je usunąć, chyba że ich przetwarzanie będzie niezbędne w celu obsługi konkretnego zgłoszenia i będzie zgodne z przepisami prawa.

Serwis nie jest kierowany do osób małoletnich i Administrator nie prowadzi celowego pozyskiwania danych osób małoletnich.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W zależności od sytuacji dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

4.1. Obsługa zapytań kontaktowych i ofertowych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W zależności od Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami za pomocą formularza, poczty e-mail, telefonu lub w inny sposób, przetwarzamy jego dane w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, prowadzenia korespondencji oraz podjęcia działań przed zawarciem ewentualnej umowy.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy kontakt zmierza do zawarcia lub realizacji umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami kontaktującymi się z firmą.

4.2. Realizacja umów handlowych, zamówień i usług serwisowych

Dane przetwarzamy w celu zawierania i realizacji umów, obsługi zamówień, dostaw, rozliczeń, reklamacji, rękojmi, serwisu oraz bieżącej współpracy handlowej.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w przypadku danych osoby będącej stroną umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w przypadku danych osób reprezentujących kontrahenta, pracowników kontrahenta lub osób kontaktowych wskazanych do realizacji umowy; prawnie uzasadniony interes polega na możliwości prawidłowej realizacji współpracy gospodarczej,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie, w jakim przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych i związanych z rękojmią.

4.3. Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej

Dane przetwarzamy w celu wystawiania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej, podatkowej i rachunkowej oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

4.4. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z korzystania z serwisu, korespondencji, współpracy handlowej, zawartych umów, reklamacji lub innych relacji z Administratorem.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

4.5. Newsletter

Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera, przetwarzamy jego dane w celu wysyłania informacji branżowych, handlowych, produktowych lub marketingowych dotyczących działalności Administratora.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika.

Zapis na newsletter jest dobrowolny. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, w szczególności przez kliknięcie linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości newsletterowej lub przez kontakt z Administratorem.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Niezależnie od podstawy przetwarzania danych osobowych na gruncie RODO, wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną lub prowadzenie marketingu za pośrednictwem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych może wymagać odrębnej zgody wymaganej przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

4.6. Marketing własnych produktów i usług

Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług Administratora, w szczególności kierowania informacji o ofercie do obecnych lub potencjalnych kontrahentów.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnych produktów i usług.

Jeżeli marketing odbywa się za pomocą poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji elektronicznej, Administrator stosuje również właściwe przepisy dotyczące zgód na komunikację marketingową.

Osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego.

4.7. Analityka, statystyka i rozwój serwisu

Dane dotyczące korzystania z serwisu mogą być przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych, w szczególności w celu sprawdzania liczby odwiedzin, sposobu korzystania z poszczególnych podstron, skuteczności działań marketingowych oraz poprawy funkcjonalności serwisu.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie działania serwisu i poprawie jego jakości,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w zakresie, w jakim korzystanie z określonych narzędzi analitycznych wymaga zgody użytkownika, w szczególności na pliki cookies analityczne.

4.8. Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu

Dane techniczne, takie jak adres IP, logi serwera, informacje o przeglądarce i aktywności w serwisie, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, wykrywania nadużyć, ochrony przed atakami, diagnozowania błędów technicznych oraz utrzymania prawidłowego działania strony.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, ciągłości i poprawności działania serwisu.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do skorzystania z określonych funkcji lub usług.

Niepodanie danych może skutkować:

1. 1. brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
2. 2. brakiem możliwości przygotowania oferty,
3. 3. brakiem możliwości zawarcia lub realizacji umowy,
4. 4. brakiem możliwości wystawienia faktury,
5. 5. brakiem możliwości obsługi reklamacji lub zgłoszenia serwisowego,
6. 6. brakiem możliwości otrzymywania newslettera.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony ochroną praw Administratora.

W szczególności:

1. 1. dane z formularza kontaktowego lub zapytania ofertowego, jeżeli nie dojdzie do nawiązania współpracy, przechowujemy co do zasady przez okres do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
2. 2. dane związane z realizacją umowy przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub okres przedawnienia roszczeń;
3. 3. dane zawarte w fakturach, dokumentach księgowych i podatkowych przechowujemy przez okres wynikający z właściwych przepisów rachunkowych i podatkowych, co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z tymi przepisami;
4. 4. dane przetwarzane na podstawie zgody, w szczególności w celu wysyłki newslettera, przechowujemy do czasu cofnięcia zgody, chyba że wcześniejsze usunięcie danych wynika z przepisów prawa lub decyzji Administratora;
5. 5. dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu;
6. 6. dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami przechowujemy do czasu upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń;
7. 7. dane techniczne i logi serwera przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu, a w przypadku incydentów bezpieczeństwa — przez okres potrzebny do ich wyjaśnienia i udokumentowania.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności i obsłudze serwisu. Mogą to być w szczególności:

1. 1. dostawcy usług IT,
2. 2. dostawcy hostingu,
3. 3. dostawcy poczty elektronicznej,
4. 4. dostawcy systemów ERP,
5. 5. dostawcy systemów CRM,
6. 6. dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych,
7. 7. dostawcy narzędzi do zarządzania zgodami cookies,
8. 8. firmy kurierskie, transportowe i logistyczne — w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy,
9. 9. operatorzy płatności — jeżeli płatność jest realizowana elektronicznie,
10. 10. biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne, audytorzy i inni profesjonalni doradcy,
11. 11. banki i instytucje finansowe,
12. 12. podmioty świadczące usługi serwisowe, administracyjne lub techniczne,
13. 13. organy państwowe, sądy, urzędy lub inne uprawnione podmioty — jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do zapewnienia należytej ochrony danych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Może się jednak zdarzyć, że w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych, analitycznych, marketingowych, chmurowych lub komunikacyjnych, dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do państw, w których siedzibę mają dostawcy tych narzędzi lub ich podwykonawcy.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie wtedy, gdy zapewniony jest odpowiedni mechanizm legalizujący transfer, w szczególności:

1. 1. decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w danym państwie,
2. 2. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
3. 3. inny mechanizm przewidziany przez RODO.

Jeżeli użytkownik chce uzyskać więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach transferu danych, może skontaktować się z Administratorem.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Dane mogą być wykorzystywane do prostego profilowania marketingowego lub analitycznego, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na odpowiednie pliki cookies lub podobne technologie. Profilowanie to może polegać w szczególności na analizie sposobu korzystania z serwisu, zainteresowania określonymi treściami lub skuteczności kampanii marketingowych. Nie prowadzi ono jednak do zautomatyzowanego podejmowania decyzji o skutkach prawnych wobec użytkownika.

Data ostatniej aktualizacji: 11 maja 2026 roku.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. 1. prawo dostępu do danych osobowych,
2. 2. prawo do otrzymania kopii danych,
3. 3. prawo do sprostowania danych,
4. 4. prawo do usunięcia danych,
5. 5. prawo do ograniczenia przetwarzania,
6. 6. prawo do przenoszenia danych,
7. 7. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
8. 8. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
9. 9. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w dowolnym momencie. Po wniesieniu takiego sprzeciwu dane nie będą już przetwarzane w tym celu.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail biuro@polentex.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

Administrator odpowiada na żądania osób, których dane dotyczą, w terminach przewidzianych przez RODO. W przypadku gdy realizacja żądania nie będzie możliwa, Administrator poinformuje o przyczynach odmowy.

11. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

Więcej informacji o sposobie złożenia skargi można znaleźć na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis polentex.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, takie jak identyfikatory internetowe, znaczniki, piksele, skrypty lub dane zapisywane w pamięci przeglądarki.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z serwisu. Mogą być odczytywane przez serwis przy kolejnych odwiedzinach.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w następujących celach:

1. 1. zapewnienie prawidłowego działania serwisu,
2. 2. utrzymanie sesji użytkownika,
3. 3. zapamiętanie preferencji użytkownika,
4. 4. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu,
5. 5. prowadzenie statystyk i analiz ruchu,
6. 6. mierzenie skuteczności działań marketingowych,
7. 7. prowadzenie działań remarketingowych lub reklamowych — jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.

13. Rodzaje cookies stosowanych w serwisie

W serwisie mogą być wykorzystywane następujące kategorie plików cookies:

13.1. Cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania serwisu. Umożliwiają m.in. korzystanie z podstawowych funkcji strony, zapewnienie bezpieczeństwa, zapamiętanie ustawień prywatności oraz prawidłowe wyświetlanie treści.

Te pliki mogą być stosowane bez zgody użytkownika, jeżeli są niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną lub prawidłowego działania serwisu.

13.2. Cookies analityczne

Pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, które podstrony są odwiedzane najczęściej oraz jak można poprawić funkcjonalność strony.

Cookies analityczne są stosowane po uzyskaniu zgody użytkownika, chyba że w konkretnym przypadku przepisy prawa pozwalają na ich stosowanie bez zgody.

13.3. Cookies marketingowe

Służą do prowadzenia działań marketingowych, mierzenia skuteczności kampanii reklamowych, dopasowywania treści reklamowych oraz prowadzenia remarketingu.

Cookies marketingowe są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

13.4. Cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać wybory użytkownika, takie jak preferencje dotyczące sposobu wyświetlania strony lub ustawienia interfejsu.

W zależności od ich charakteru mogą być stosowane jako niezbędne albo po uzyskaniu zgody użytkownika.

14. Zarządzanie zgodami cookies

Użytkownik może zarządzać zgodami na pliki cookies za pomocą narzędzia udostępnionego w serwisie, w szczególności panelu zgód cookies.

Jeżeli serwis korzysta z narzędzia CookieYes, użytkownik może wybrać, zmienić lub wycofać zgody na poszczególne kategorie cookies za pomocą banera cookies lub ikony ustawień cookies dostępnej na stronie.

Użytkownik może również ograniczyć lub wyłączyć obsługę plików cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Wyłączenie niektórych plików cookies może jednak wpłynąć na prawidłowe działanie wybranych funkcji serwisu.

Brak zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji serwisu.

15. Narzędzia zewnętrzne wykorzystywane w serwisie

Serwis może korzystać z narzędzi zewnętrznych wspierających jego działanie, bezpieczeństwo, analitykę, marketing, obsługę formularzy, zarządzanie zgodami cookies lub komunikację z użytkownikami.

Mogą to być w szczególności narzędzia należące do następujących kategorii:

1. 1. hosting i infrastruktura serwerowa,
2. 2. poczta elektroniczna,
3. 3. systemy CRM,
4. 4. systemy ERP,
5. 5. narzędzia analityczne,
6. 6. narzędzia reklamowe i remarketingowe,
7. 7. narzędzia do obsługi newslettera,
8. 8. narzędzia do zarządzania zgodami cookies,
9. 9. narzędzia zabezpieczające serwis,
10. 10. wtyczki i komponenty techniczne używane w systemie zarządzania treścią strony.

Przed publikacją Polityki prywatności należy uzupełnić lub zweryfikować listę konkretnych narzędzi wykorzystywanych w serwisie, w szczególności takich jak Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, CookieYes, system newsletterowy, system ERP, system CRM, dostawca hostingu oraz dostawca poczty elektronicznej — jeżeli są stosowane.

16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

W szczególności Administrator stosuje rozwiązania mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia SSL/TLS, jeżeli jest ono aktywne i poprawnie skonfigurowane.

17. Linki do stron zewnętrznych

Serwis może zawierać linki do innych stron internetowych, w tym stron partnerów, dostawców, producentów, marketplace’ów lub profili Administratora w mediach społecznościowych.

Po przejściu na stronę zewnętrzną użytkownik podlega zasadom prywatności obowiązującym u operatora tej strony. Administrator zaleca zapoznanie się z politykami prywatności tych podmiotów.

18. Media społecznościowe

Administrator może prowadzić profile w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube lub inne platformy.

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem mediów społecznościowych, komentuje treści, obserwuje profil lub wchodzi w interakcje z publikowanymi materiałami, jego dane mogą być przetwarzane zarówno przez Administratora, jak i przez operatora danej platformy społecznościowej.

Zakres i zasady przetwarzania danych przez operatorów platform społecznościowych określają ich własne regulaminy i polityki prywatności.

19. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności w przypadku:

1. 1. zmiany przepisów prawa,
2. 2. zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych,
3. 3. wprowadzenia nowych funkcjonalności serwisu,
4. 4. rozpoczęcia korzystania z nowych narzędzi technicznych, analitycznych lub marketingowych,
5. 5. zmiany danych Administratora lub danych kontaktowych.

O istotnych zmianach Polityki prywatności Administrator poinformuje poprzez komunikat w serwisie. Jeżeli zmiany będą dotyczyć newslettera lub innych usług wymagających komunikacji bezpośredniej, Administrator może poinformować użytkowników również za pomocą wiadomości e-mail.

20. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

E-mail: biuro@polentex.pl
Adres korespondencyjny: POLENTEX sp. z o.o., ul. Gdańska 10, 83-031 Rusocin

Data ostatniej aktualizacji: 24 czerwiec 2026.